Hinweise zum Projektabschluss

 

Nachweispflichten

Geht ihr Bewilligungszeitraum über den 31.12. muss ein Zwischennachweis erstellt werden.
Zum Abschluss der Förderung wird ein Verwendungsnachweis erstellt.

Die Fristen sind wie folgt:
Zwischennachweis: jeweils zum 31. Januar
Verwendungsnachweis: einen Monat nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes

Mögliche Fristverlängerungen werden in Absprache mit dem Projektbüro getroffen und von diesem per E-Mail schriftlich bestätigt!


Zwischennachweis

In der Kumasta-Datenbank erledigen Sie folgende Aufgaben
•    verausgaben Sie alle Zahlungsabrufe
•    erstellen Sie die Belege (d.h. jeder Originalbeleg wird in der Datenbank dokumentiert)
•    legen Sie einen Zwischennachweis an
•    fügen Sie die Belege dem Zwischennachweis hinzu
•    erstellen sie den Zwischenbericht (nur für Projekte mit einer Laufzeit von 12 Monaten oder
länger)
•    reichen Sie den Zwischennachweis in der Datenbank ein

Per Post versenden Sie an das Projektbüro
•    den unterschriebenen Zwischenbericht (PDF-Ausdruck aus der Datenbank)
•    Belegliste je Kostenart aus der Datenbank generiert
•    sämtliche Teilnehmer-Listen im Original
•    Originalbelege mit Kumasta-Belegnummern versehen und nummerisch sortiert nur nach Aufforderung durch den Erstzuwendungsempfänger (EZE)


Verwendungsnachweis

In der Kumasta-Datenbank erledigen Sie folgende Aufgaben
•    verausgaben Sie alle Zahlungsabrufe
•    schließen Sie die Maßnahme(n) ab (d.h. der Zustand der Maßnahme(n) muss über dokumentiert auf durchgeführt gesetzt werden)
•    erstellen Sie die Belege (d.h. jeder Originalbeleg wird in der Datenbank dokumentiert)
•    legen Sie einen Verwendungsnachweis an
•    fügen Sie die Belege dem Verwendungsnachweis hinzu
•    erstellen Sie den Schlussbericht
•    reichen Sie den Verwendungsnachweis in der Datenbank ein


Per Post versenden Sie an das Projektbüro
•    den unterschriebenen Schlussbericht (PDF-Ausdruck aus der Datenbank)
•    Belegliste je Kostenart aus der Datenbank generiert
•    sämtliche Teilnehmer-Listen im Original
•    zahlenmäßiger Nachweis (Originalbelege/ beglaubigte Kopien mit Kumasta-Belegnummern versehen und in nummerischer Reihenfolge sortiert, Bescheinigung gemäß Zuwendungsvertrag § 7, 13.)
•    Bitte denken Sie an die Bestätigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit auf Ihren Rechnungen
•    Stundenlisten der Honorarkräfte und der Ehrenamtlichen
•    Honorarverträge und Vereinbarungen über ehrenamtliche Tätigkeit
•    Rechnungen der Honorarkräfte
•    Zahlungsbeweise (Kontoauszüge im Original/ beglaubigte Kopien/ Quittungen über Barzahlungen, wenn nicht bereits ausgewiesen sowie Zahlungsbelege bei Kartenzahlungen)


Prüfumfang – was wird geprüft?

•    Ist ein Originalbeleg vorhanden (Eigenbelege sind nicht anerkennungsfähig)
•    Ist ein Zahlungsbeweis vorhanden
•    Ist ein Projektzuordnungsmerkmal vorhanden (Belegnummer)
•    Zuordnung von Beleg zu Zahlungsbeweis nachvollziehbar (mit Hilfe der Belegnummer)
•    Sind entsprechende Honorarverträge, Vereinbarungen für Ehrenamtliche sowie jeweils Rechnungen und Stundenlisten vorhanden
•    Liegen Original-Teilnehmerlisten vor
•    Liegt die Ausgabe im Bewilligungszeitraum
•    Ist die Ausgabe förderfähig, d.h. zweckgebunden, notwendig, plausibel
•    wurde die Ausgabenhöchstsumme je Position eingehalten (beachten Sie bitte eventuelle Rücküberweisungen)

 
Verwaltungspauschale

Die Koordinierung des Bündnisses und die Verwaltung Ihres Projektes sind wichtige Faktoren für den Erfolg des Programms, beanspruchen jedoch auch viel Zeit. Um Ihren Aufwand zu würdigen, hat das Bundesministerium für Bildung und Forschung die Verwaltungspauschale eingeführt. Falls Sie die Pauschale erhalten wollen, berücksichtigen Sie diese im Verwendungsnachweis. Zu den tatsächlich getätigten und anerkannten (!) Ausgaben für Ihr Projekt können Sie nun zusätzlich weitere 5% für die Verwaltungspauschale erhalten. Sie muss weder begründet noch belegt werden. Auch eine gesonderte Aufzählung der mit der Pauschale einhergehenden Aufwände, Tätigkeiten o.ä. ist nicht erforderlich. Sobald Ihr Verwendungsnachweis geprüft ist, kann die Pauschale ausgezahlt werden.

 

Dokumenten-/Linkliste:

 

Weltkulturen Museum Frankfurt am Main (2017)

„Man sollte nie unterschätzen, was Kreativität mit einem macht“.

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Landesmuseum Mainz (2017)

„Zuerst fand ich es komisch, dass Kinder die Führung gemacht haben, weil das sonst nur Erwachsene machen. Aber dann fand ich es sehr gut, sogar besser.“

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ZKM | Zentrum für Kunst und Medien (2017)

„Lohnenswert war es, die Outreach-Phase ungebunden von konkreten Projektzielen zu gestalten. So konnten die Projektziele gemeinsam mit den Peer-TeamerInnen bestimmt werden und den Bedürfnissen und sogar den Träumen der Jugendlichen gerecht werden.“

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